如何管好自己 第五版（创造成功经典系列） 中信出版社

第三章 认识自己的工作方式

在制订工作计划，确定工作完成顺序并采取行动进行时间管理后，我们下一步要考虑的是如何着手完成工作。在本章中，我们将探讨完成任务应该采取的四个办法：把任务安排在合适的时间段；分割时间段，集中发力，以保持专注；运用习惯的力量；系统地进行决策。这些办法能极大地提高你的工作效率。

在合适的时间执行合适的任务

你的工作很可能是由许多不同的任务组成的。有些任务的完成取决于他人是否有时间，不能由你掌控，但大多数任务的时间安排都具有灵活性。任务大致可分为以下三类：

? 常规任务 即必不可少的日常工作，能使你继续正常工作，保持消息灵通，正常处理各类消息，整理你的工作空间并完成日常通信；

? 人际任务 包括谈判、参加会议、游说、评估工作绩效、交流、处理投诉、展示、培训及面试等；

? 创造性、计划性和问题解决型任务 这类任务包括准备计划和项目简介，撰写报告，分析信息并得出结论，找出解决问题的方法及想出新点子等。

以上只是几个例子，根据工作性质的不同，还有其他适合你的任务类别。

明确不同任务的不同要求

通常，常规任务需要花费的精力是*少的。本章稍后会谈谈有多少常规任务可以通过运用习惯的力量来减少精力消耗。一般而言，创造性、计划性和问题解决型任务需要花费的精力与时间*多，因为在你的工作取得重大进展之前，你需要掌握*新情况。人际任务花费的时间或长或短，但通常花费的精力是*多的。尤其是此类任务的处理过程中可能会发生冲突，让你筋疲力尽。如果你手头有若干这样的任务，你可以尝试一口气逐个完成。总的来说，完成第一个任务后，不妨一鼓作气完成剩余的任务。你会发现相比于每一次完成任务时都做好心理准备，一下子完成所有任务的做法花费的精力会较少。

生物钟能调节人的睡眠和清醒状态，我们都很熟悉这个说法。任何上过夜班或跨越时区的人，都对破坏生物钟的危害性有切身体会。但我们对现实生活中精力巅峰期和低谷期的关注太少，并且精力巅峰期和低谷期因人而异，差别很大。毋庸置疑，精力周期会对你的工作表现产生重大影响，在精力*旺盛的时候处理*难的任务是有益的。

找准你的黄金时段

我们常常笼统地给自己贴一些标签，如“我早上效率高”或“我晚上效率高”。但是，抛开这些粗略的标签，你可曾更仔细地审视你的作息模式？你也许因为不善于合理规划时间而陷入了一种违背生理节奏的作息模式。例如，你自认为晚上是进行筹划和解决问题的*佳时间，但实际上，把这些工作堆砌到晚上，只是因为白天你容易分心且常受到打扰而无法专心致志地处理这些需要注意力高度集中的工作罢了。如果能有效地自我管理，得心应手地应对外界干扰，也许你就会重新认识处理某些特定工作的黄金时段。

我建议你不妨花一两周的时间做自我测试。把你习惯在某个时间段完成的工作换到别的时间段，然后检测工作成果的变化。例如，我们中许多人都习惯在每天开始工作的时候查看邮箱并回邮件。由于我们每天都会收到很多工作邮件，这项工作可能会花费很长时间。但是，邮件往往是不太紧要的例行公事，完成了也不会对推进重要工作有特别大的帮助。每天早晨可能是你的黄金时段，要利用这段时间处理有难度的工作，邮件留到之后（例如午餐前）再处理，这样可能会提升工作质量与工作成果。

一些牵涉人际关系或有难题要解决的工作会一直占据你的大脑，让你无法专心完成手边的工作，所以要尽量把它们安排在一天的早些时候，这样才不会分心。

在当前的高压环境下，我们许多人都变成了“夜猫子”——一定要在睡前完成一两项工作。不仅你是这样，我近些年来也一直是这样，但至少要保证睡前别做需要用电脑完成的工作，也不能让精神过度兴奋，否则会影响睡眠质量，进而影响第二天的工作。

不能只关注早晨与夜晚的黄金和低谷时段，还应该考虑其他时段会不会有高效率的时候，比如下午。

试过几周过后，检验工作成果，看看有没有需要调整的工作安排。如果有就据此加以调整，并记录下你的工作成效有何提升。

为何不能总是依赖相同的生理节奏

你可以把*难处理的工作安排在一天中的精力*旺盛的时段，但这也并非永恒真理。如果某段时间你身体略有不适，或刚刚经历了一个精疲力竭的工作周，就没有精力旺盛期可言了，任何高难度工作无论何时对你都将是一种折磨。此时如果有选择余地，你就不要勉为其难地做高难度工作，也不要指望在这时候能够渐入佳境，倒不如先做一些常规工作，待到休息充分、精力恢复之时，再回头处理那些高难度工作。但是，千万不要以此作为拖延症的借口。

选择做高难度工作的时机是问题的一个方面。另一方面，当你精力充沛、一切进展顺利时，也不要因为已经完成当日目标就收工。如果还有余力和创意，而恰好又有一项新工作，那你就继续吧。总之，要灵活安排日程，听从你身体的“旨意”。

在恰当的时间做恰当的事

有些工作必须腾出大段时间，因为你得四处收集大量的资源，进入*佳的心理状态，确保没有任何干扰。另一些工作则可以随时开始，随时暂停。如果时间有限，你就不要浪费这些时间试图准备那些需要长时间投入的工作。当约见对象迟到，会议推迟或候车时，你应该时刻准备着用这些碎片化的时间，去处理那些能速战速决的工作。

约翰?康特是英国的一位自由撰稿人、人生成长导师和培训师。他曾在继续教育机构担任15年的高级经理。

自我组织，或者说自我管理，是管理学中的关键领域之一。随着当今社会工作生活节奏的加快，职场中的自我管理更加重要。

    《如何管好自己》将帮助你显著改进工作方式。作为畅销不衰的一部自我管理指南，该书第五版不仅提出了大量实用建议，教你如何确定目标、分清主次、管理时间；同时教你如何专注于那些能产生实际结果的活动，克服干扰，培养积极的工作习惯，避免信息超负荷并充分利用技术工具；而且还介绍了大量新的软件工具，可帮助你提高个人的条理性，妥善利用无处不在的智能手机，并克服越来越多的干扰和拖延症。

序 言 / V

第一章 明确前进的方向 / 001

  条理混乱的原因 / 005

  对待条理性的态度 / 006

  设定目标 / 009

  平衡生活的各个要素 / 014

第二章 合理安排时间 / 019

  你的时间利用现状 / 021

  规划你的活动 / 025

  跟踪活动 / 028

  安排时间——预估完成任务所需的时间 / 034

  拖延症 / 036

  按时交工 / 047

  第三章 认识自己的工作方式 / 053

  在合适的时间执行合适的任务 / 055

  集中注意力，保持积极性 / 059

  运用习惯的力量 / 061

  提高你的决策能力 / 065

第四章 信息管理 / 073

  识别重要信息 / 076

  运用系统性方法 / 077

  避免“信息超负荷” / 080

  高效阅读 / 084

  提高记忆力 / 088

第五章 管理与他人合作的方式 / 093

  会议策略 / 095

  分派工作 / 103

  克服分心和干扰 / 106

  学会说不 / 113

第六章 整理办公区域 / 117

  活动身体的重要性 / 120

  整理凌乱的办公空间 / 121

  清理文件堆 / 126

  清理家中杂物 / 128

第七章 整理归档系统 / 131

  建立自己的归档系统 / 136

  文件归档 / 137

  纸质文件的电子归档 / 139

  管理电子文件 / 141

第八章 借助技术的力量 / 145

  不滥用科技 / 147

  软件选用 / 148

  实用软件 / 150

  加快数据录入 / 156

  高效进行网络搜索 / 160

第九章 自我管理：在家办公和在外出差 / 165

  在家工作 / 167

  出差时的自我管理 / 173

第十章 再接再厉 / 177

  审视自己的目标 / 179

  检查自己的进展 / 181

  坚持不懈 / 181

  防止故态复萌 / 182