高效忍者：压力小、效率高、不糟心的工作艺术

第一章 高效忍者的行为习惯

有没有想过自己应该加强时间管理？是不是怎么都搞不懂为什么有些人完成的事情就能比自己多得多？想不想知道怎么处理那些没完没了的邮件和不断增加的任务？ 会不会奇怪为什么每天的时间都不够用？

经常有人认为良好的时间管理方法才是高效、成功或幸福的关键。市面上关于时间管理的书成百上千，大多是一些专家类人物的作品，他们对时间管理的总结十分精辟，堪称完美：任务分轻重缓急，重要的在前，不重要的在后，从早到晚依次完成；给任务排序，制定短期、中期和长期目标，梳理乱七八糟的事情；处理复杂项目时，就写一些很长但滴水不漏的项目计划。这一切听起来很容易、很完美，是不是？

那么我需要首先表明，我写这本书并不是因为我是什么时间管理的专家。我不是那种天生就有条理的人。我的工作风格恰恰相反：有些捉摸不定，容易心血来潮；相比执行层面，更擅长战略层面的事情；对细节过敏，做事凭直觉，有时让人抓狂；对于特定时间内能完成什么事，估测得非常不切实际。在某种程度上，这些特点算是我的优势，帮助我取得了一些成绩。它们是我性格特点的一部分。虽然我将它们作为优势来发挥，但也承认它们是比较严重的性格弱点。改掉坏习惯、养成积极稳定的新习惯让我有能力帮助他人做出同样的改变。我同自己的低效魔鬼做斗争，努力让自己变得高效起来，更好地控制工作和生活。就是在这个过程中，我逐渐得出一条重要的结论：时间管理已死。

时间管理是个过时概念

不知从何时起，时间管理这个概念就已经不再适用了。我们生活在一个联系不断、信息超载的时代。一时间，不同来源、不同种类的信息刚新鲜出炉便开始对我们进行轮番轰炸，这在10年前是根本无法想象的。在传统的时间管理类书籍中，处理新信息的方法非常简单：信息通过纸质信件传播，所以你每天早上到办公室的第一件事就是接收信件。如果你是个大人物，下午的第一件事也是如此。那时，新信息的处理和回复都是由自己控制的，这类活动也非常有限，每天不超过一个小时就能处理完。按照传统的时间管理逻辑，一天中剩下的时间都可以自由支配，做一些真正意义上的工作。这些工作还可以在前一天计划好，标上 “A”“B”“C”，做一个简单的工作清单，次日完成。

这种方法可谓老古董了。如今的我们，一天24 小时，一周7天，无时无刻不被邮件、社交媒体信息、语音信箱、即时消息、其他文本、内部网络、电话会议和协作工具淹没，还要始终与外界保持联系。面对种种压力，要挤出时间、集中注意力处理实际工作，着实是一种挑战。有时到下午5 点，你还在盯着满满的待办事项清单发呆，是不是？我和你一样。

除了工作中日益增加的信息量，还有很多原因可以说明，时间管理理论已经过时。现在的工作比以往任何时候都要复杂，我们的职责不再那么泾渭分明，工作内容要更随意：团队不再过分看重管理层次，而更注重各成员应承担的责任。随之而来的是沟通频率极速增加，我们需要做出回复，至少要能随时接收信息。

不仅如此，为了迎合双职工父母和驻外员工的需求，我们的工作时间逐渐延长，也愈发灵活。所以在一个事实面前，你不得不妥协：事情是做不完的。

事情是做不完的

问一下自己：如果你按照事情的重要性做一个待办事项清单（如分成“A”“B”“C”三个重要性等级），那么在可以跻身“A”等级的新机会或灾难性事件出现之前，你已经完成清单上“C”等级的事项了吗？可想而知，你不会。如果你完成了，那也只是因为那些事项没得到及时处理而突然变得紧急，所以跳升到“A”或“B”级了。

回想你的职业生涯，也许有那么一天是完成任务之后便无事可做的。而如今，这样的工作几乎已经无迹可寻了。总有些业务需要再推进一下，总有些准备工作还没完成，总有些阅读材料需要跟进，总还要做点儿家务。你可能会想到过去打工时的感受，比如在酒吧做服务生。一次漫长的轮班结束了，你擦了一遍酒吧的地板，然后关店。你坐下来，拿着一瓶啤酒，庆祝晚上顺利收工，对完成的工作很满意。完成工作的感觉超级好，不是吗？那种实现了什么的满足感，那种事情完成了就不会再次出现的喜悦让你兴奋不已。

工作完成后，你自然会有一些闲暇空间，这是你感到满足的另一个原因。从心理学的角度来说，闲暇的空间有助你思考，因为你能从狂乱的生活节奏中缓一缓神，重新掂量什么才是真正重要的事情。

我们的问题在于，现代的工作方式很少让我们有完成工作的感觉，或者说很少让我们有闲暇空间。我们好像总是绷紧了神经，在一条很长的隧道里寻找尽头的光亮。当你终于看到有光慢慢靠近时，却发现那只不过是个讨厌的家伙拿着火把，走过来给你更多的工作。

注意力管理正当时

不过不必担心，现在的情况已经大不相同，我们有了新的游戏规则。简单来说，高超的注意力管理能力才是通往高效的新钥匙。如何保护和使用注意力，保护到何种程度，如何合理运用策略，这些问题都能决定你的成败。但与此同时，你还是会面对一些致命的敌人，比如压力、拖延、外界干扰、注意力不集中、没什么价值又必须做的事和恼人的工作习惯等。你必须学会如何克服这些困难，把注意力集中到真正重要的事情上。你应该开始像忍者一样思考了。

在如今这一信息爆炸的时代，传统的时间管理方法已经无法简单地帮助我们应对天天爆满的收件箱、不断增加的待办事项以及那些意义不大却让我们精疲力竭的冗长会议。我们需要的是忍者式思维——通过培养8种忍者式行为习惯，你不仅可以让自己的邮箱条理清晰，实现注意力资源的高效利用，还可以避免拖延症。zui重要的是，你将学会如何用更聪明的方法工作，而不再一味埋头苦干。《高效忍者》会教你一整套做事方法，帮你的大脑变得更冷静，行事更泰然自若，让你喜欢上自己的工作，并能完成更多任务。

第一章 高效忍者的行为习惯 001

第二章 压力从何而来 031

第三章 注意力管理 046

第四章 忍者式邮件处理法 083

第五章 忍者的效力：CORD 高效模型 116

第六章 收集阶段 130

第七章 整理阶段 148

第八章 回顾阶段 195

第九章 执行阶段 220

第十章 忍者式项目与会议管理 243

第十一章 工作动力 276

致谢 295